Ein interner Assistent, der Fragen zu über 1.500 Dokumenten aus dem Anweisungswesen beantwortet, Arbeitsanweisungen samt Anlagen, und jede Aussage mit der Fundstelle belegt. Auf eigene Initiative entwickelt für den Dokumentenalltag im streng regulierten Umfeld: Die Dokumente und ihre Aufbereitung für die Suche bleiben im eigenen Haus.
Mitarbeitende finden Vorgaben in über 1.500 Anweisungs-Dokumenten nicht wieder. Die klassische Volltextsuche kennt keine Synonyme: Wer nach „Lieferung beanstanden" sucht, findet das Dokument nicht, das von „Reklamationsbearbeitung" spricht. Und die Dokumentnummern, mit denen alle täglich arbeiten, kann eine KI-Suche nach Bedeutung prinzipbedingt nicht zuverlässig finden: Eine Nummer bedeutet nichts.
Ein Assistent auf Basis freier Software, betrieben auf eigenen Servern und ergänzt um ein selbst entwickeltes Suchwerkzeug für alles, was die KI-Suche nicht kann.
Der Assistent ist für eigene Server gebaut: Die Dokumente und ihre Aufbereitung für die Suche bleiben im Haus. Auffälligkeiten habe ich mit dokumentierten Messreihen untersucht und dabei zwei Fehler im eingesetzten Produkt selbst gefunden, belegt und dokumentiert.
Nach dem Einlesen aller Dokumente brach die Suche plötzlich zusammen: Fehlermeldungen, lange Wartezeiten, teils stillschweigend leere Ergebnisse. Die Ursachenanalyse zeigte: Der Fehler lag nicht an den eigenen Daten, sondern im eingesetzten Produkt selbst, das bei großen Dokumentbeständen an eine eingebaute Grenze stößt. Ein zweiter Fehler sorgte dafür, dass die vorgesehene Ersatzlösung nie ansprang, ohne jede Meldung. Wie es weitergeht, habe ich anschließend nicht nach Gefühl entschieden, sondern gemessen.
Gleicher Dokumentbestand, gleiche Frage, 200 gesuchte Treffer. Die Kombi-Suche scheiterte dabei sogar mit Fehler.
2,3 GB Allokation vor dem Abbruch brachten den Container zum Stillstand.
Gleiches Modell, identische Treffer-Scores. Der Index musste nicht neu aufgebaut werden.
Dokumentnummern wie „AA-04.02" bedeuten für eine KI-Suche nichts, deshalb findet sie sie nicht zuverlässig. Also habe ich ein eigenes Suchwerkzeug ergänzt: Es findet Nummern und Namen exakt, behandelt Schreibweisen wie Krämer und Kraemer gleich und liefert bei gleicher Frage immer dieselbe Antwort. Genau diese Verlässlichkeit zählt in einem Umfeld, in dem jede Auskunft nachprüfbar sein muss.